Audit zjistil nedostatky ve vymáhání pohledávek Magistrátu

Primátorka jihlavského Magistrátu Karolína Koubová zadala provedení interního auditu na prověření evidence pohledávek od doby jejich vzniku až do doby jejich vypořádání. Audit měl ověřit dodržování lhůt a postupů při vymáhání pohledávek v návaznosti na zákonné a vnitřní předpisy jihlavského Magistrátu.

Auditní skupina pracovala s informacemi získanými v IS VERA, v modulech Příjmy a Vymáhání pohledávek. Prověřovány byly předpisy poplatků vzniklé v roce 2018, 2019 a shrnutí roku 2020.

Auditní šetření probíhalo ve dvou fázích. Vzhledem k tomu, že evidenci předpisů poplatků zajišťují a vedou jednotlivé odbory úřadu a městská policie, kdy pro každý typ poplatku je určen jeho správce, bylo auditní šetření zahájeno na jednotlivých odborech a městské policii, Správci poplatků evidují závazky dlužníků od jejich vzniku až po jejich zánik, tj. po uhrazení závazku nebo po předání na oddělení vymáháni pohledávek ekonomického odboru, pokud závazek není uhrazen do doby splatnosti a stane se z něj pohledávka.

Auditní skupina v IS VERA ověřila na účtech poplatků pohledávky po splatnosti, u kterých nebyl učiněn žádný krok, vedoucí k vymožení pohledávky. Cílem bylo zjistit, jak je s pohledávkou (závazkem, který nebyl uhrazen) nakládáno po době splatnosti, a jestli jsou dodržovány postupy a lhůty stanovené ve vnitřním předpisu. Jelikož z informačního systému není možné zjistit, zda byla pohledávka předána na odděleni vymáhání pohledávek a datum předání, byly odborům předloženy seznamy předpisů poplatků po splatnosti, které spravují.

Správci poplatků, případně klíčoví uživatelé na odborech, měli doložit, kdy předali pohledávky k vymáhání ekonomickému odboru Seznam správců jednotlivých poplatků je k dispozici na disku datového serveru Magistrátu. Seznam není aktualizován – porušeni vnitřního předpisu Předpisy, které nebyly od správců poplatku předány na oddělení vymáhání pohledávek v souladu s vnitřním předpisem, jsou uvedeny po odborech v příloze auditní zprávy.

Z auditního šetření vyplynulo zjištění, že klíčový uživatel, který by měl na odboru zjistit nedostatky při správě pohledávek, na většině odborů neplní správně svoji úlohu.

Nedostatky (duplicity, neoprávněně zadané předpisy apod.) byly odstraněny teprve při kontrole účtů poplatků na základě seznamů předložených auditní skupinou. Přesto lze konstatovat, že převážná část pohledávek je z odborů předávána v souladu s vnitřním předpisem.

Výjimku tvoří jeden poplatek spravovaný odborem dopravy, předpisy po splatnosti zapsané stavebním úřadem.

Druhým krokem auditního šetřeni bylo prověřit zpracováni předaných pohledávek od správců poplatků na oddělení vymáhání pohledávek ekonomického odboru. Dle vnitřního předpisu by do dvou měsíců od převzetí pohledávky měla být zaslána dlužníkovi upomínka, je-li to účelné a hospodárné, a max. do 12 měsíců by měla být zahájena daňová exekuce. Do té doby mají být učiněny všechny úkony vedoucí ke zjištění informací (součinnosti).

Auditním šetřením bylo zjištěno, že na oddělení vymáhání pohledávek není zaveden jednotný postup při správě pohledávek.

Elektronicky v IS VERA jsou předávány pouze poplatky po splatnosti ze správního odboru. Pohledávky nejsou po převzetí podkladů od správců poplatků v IS VERA v modulu Vymáhání pohledávek zaevidovány, chybí přehled, jak je s pohledávkami dále pracováno, jestli vůbec. Do modulu Vymáhání pohledávek jsou zavedeny při prvním úkonu (tj. ve většině případů upomínka) a lze zjistit datum zahájení řízení, ne termín předání na odděleni vymáhání.

Lhůty stanovené ve vnitřní směrnici nejsou dodržovány.

Přestože jde o daňové řízení, nejsou automaticky zakládány spisy. Spisy, které byly vybrány k auditnímu šetření, nejsou vedeny tak, aby z nich bylo patrné, jaké byly v rámci vymáhání provedeny kroky.
Při vymáháni pohledávek není zaveden jednotný postup při zjišťování součinnosti.

Podle sdělení odpovědné osoby nelze nastavit, je odvislé od daňové úvahy a správní úvahy pracovníka oddělení vymáhání pohledávek.